Mahnung

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Einleitung

Wie Sie eine neue Mahnung erstellen finden Sie unter Mahnungen.

Wie Sie den Mahnungsdatensatz mit Hilfe der Seitenansicht Mahnung bearbeiten können wird im Folgenden beschrieben.

Symbolleiste

Symbolleiste für eine Mahnung im Entwurf:

Mahnung Symbolleiste.png


Symbolleiste für eine versendete Mahnung:

Mahnung Symbolleiste2.png

Datensatz

Schließen: Mit Klick auf das Symbol Schließen wird die aktuelle Seitenansicht geschlossen. Bei gehaltener Shift-Taste und Klick auf das Symbol Schließen wird die Seite neu geladen.

Lesezeichen: Mit Klick auf das Symbol Lesezeichen fügen Sie den Datensatz zu den Lesezeichen Ihres Arbeitsplatzes hinzu.

Wiedervorlage: Mit Klick auf das Symbol Wiedervorlage öffnet sich eine Dialogbox. Hier tragen Sie das Datum ein ab dem der Datensatz auf Ihrem Arbeitsplatz im Register Wiedervorlage angezeigt werdentscheidenen soll.

Drucksymbol mit Blitz: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, drucken Sie eine neue Version des Verkaufsbelegs. Sie können nun in dem sich öffnenden Dialogfenster die folgenden Details auswählen:

Briefpapier: Hier wählen Sie, ob Sie den Verkaufsbeleg mit keiner oder einer eigenen Briefpapiervorlage ausdrucken möchten.

Details: Dieses Häkchen setzen Sie, wenn beim Druck des Verkaufsbeleges die Merkmale aufgeführt werden sollen.

Preise: Dieses Häkchen setzen Sie, wenn beim Druck des Verkaufsbeleges die Einzelpreise ausgewiesen werden sollen.

Endbetrag: Dieses Häkchen setzen Sie, wenn beim Druck des Verkaufsbeleges der Endbetrag ausgewiesen werden soll.

Vor dem Druck wird ein PDF-Dokument generiert und Ihnen angezeigt.

Drucksymbol ohne Blitz: Der Verkaufsbeleg wurde bereits gedruckt und der Status des Datensatzes auf Versendet gesetzt. Klicken Sie auf das Drucksymbol ohne Blitz, um die aktuelle archivierte Fassung der PDF-Datei zu erhalten.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Sie nach der Änderung eines Verkaufsbelegs eine n e u e PDF-Datei generieren müssen. D. h. nach Einarbeitung der Änderungen im Entwurfmodus muss zuerst gedruckt (Symbol Drucken mit Blitz) und danach erst der Status auf Versendet gesetzt werden.

EMail:

Löschen: Nur aktiv, wenn der Datensatz im Entwurfmodus ist. Mit Klick auf das Symbol Löschen wird der aktuell angezeigte Datensatz gelöscht und in den Papierkorb verschoben.

Typ

In Abhängigkeit von dem Typ werden in der Symbolleiste andere Schaltflächen, unter der Symbolleiste andere Registerkarten und in der Registerkarte Allgemein andere Eingabefelder angezeigt.

Sie müssen einen von drei Grundtypen auswählen und können zwei Typergänzungen angeben:

  • Zahlungserinnerung (Grundtyp):

Diesen Typ wählen Sie, wenn die Aktivität weder vom Typ Aufgabe noch vom Typ Termin ist.

  • Mahnung (Grundtyp)

Diesen Typ wählen Sie, wenn Sie eine Aufgabe beschreiben möchten, die erledigt werden muss. Wenn sie einen oder mehrere Verantwortliche eingetragen haben, wird die Aufgabe auf deren Arbeitsplätzen ins Register Aufgaben übernommen.

  • Mahngebühr (Ergänzungstyp):

Dieses Häkchen setzen Sie, wenn

  • Endbetrag (Ergänzungstyp):

Dieses Häkchen setzen Sie, wenn

Bitte beachten Sie, dass Sie keine Änderungen am Typ vornehmen können, wenn Sie auf eine Registerkarte geklickt haben, um zum Beispiel den Cursor in ein Datenfeld zu platzieren. Erst wenn Sie die Registerkarte über Speichern oder Abbrechen wieder verlassen, kann der Typ geändert werden.

Bitte beachten Sie außerdem, dass der Typ nur geändert werden kann, wenn der Status nicht Versendet und nicht Erledigt ist.

Status

Mit dem Status teilen Sie dem System den aktuellen Bearbeitungsstand des Datensatzes mit.

  • Prioritäten
  • Versendet = Aktiviert: Der Status lässt sich nur auf Versendet setzen, nachdem der Datensatz gedruckt wurde! Durch das Setzen des Status auf Versendet verändert sich das Drucksymbol, um darauf hinzuweisen, dass ab jetzt nur noch die letzte PDF-Version des Dokuments gedruckt werden kann. Im Status Versendet wird die Mahnung in der Seitenansicht des entsprechenden Kontakts im Register Dokumente aufgelistet.
  • Erledigt

Bitte beachten Sie, dass Sie keine Änderungen am Status vornehmen können, wenn Sie auf eine Registerkarte geklickt haben, um zum Beispiel den Cursor in ein Datenfeld zu platzieren. Erst wenn Sie die Registerkarte über Speichern oder Abbrechen wieder verlassen kann der Status geändert werden.

Registerkarten

Mahnung Register.png

Allgemein

Auf dieser Registerkarte finden Sie Datenfelder mit grundsätzlichen Informationen und Eingabefelder.

Mahnung:

Referenz: Die Referenz gibt die eindeutige Verkaufsbelegnummer an. Die Angaben unter Betreff sind nur für interne Zwecke und erscheinen nicht auf dem Verkaufsbeleg.

Betreff: In dieses Feld können Sie einen Betreff für firmeninterne Zwecke eintragen.

Fax: In dieses Feld können Sie bei Bedarf die Faxnummer des Mahnungsempfängers eintragen.

Inhalt:

Ihr Zeichen: Bei einem Verkaufsbeleg wird in dieses Feld automatisch die Lieferantennummer eingetragen, die Sie im Kundenkontakt im Register Sonstiges unter Lieferantennummer eingepflegt haben.

Unser Zeichen: Bei einem Verkaufsbeleg wird in dieses Feld automatisch die Debitorennummer eingetragen, die Sie im Kundenkontakt im Register Sonstiges unter Debitorennummer eingepflegt haben.

Kopftext: Der Kopftext steht direkt unter dem Titel z.B. Mahnung. Der Fußtext steht nach der Liefer- und Zahlungsart am Ende des Verkaufsbeleges. Die Empfängeradresse gibt die Adresse an, an die der Verkaufsbeleg gerichtet sein soll.

Fußtext: Der Fußtext steht nach dem Mahnungsendbetrag.

Zinsen: In dieses Datenfeld können Sie den angefallenen Zinsbetrag für den Zahlungsverzug eintragen. Wenn Sie den Ergänzungstyp Mahngebühr gewählt haben, erscheint der Zinsbetrag in der Mahnung.

Mahngebühr: In dieses Datenfeld können Sie die Mahngebühr eintragen. Wenn Sie den Ergänzungstyp Mahngebühr gewählt haben, erscheint die Mahngebühr in der Mahnung.

Empfänger:

Die Empfängeradresse wird automatisch eingetragen, da Sie die Mahnung aus einer Rechnung generiert haben. Enthält der dazugehörende Kontaktdatensatz mehrere Adressen, werden sie in der Auswahlliste darunter zur Auswahl vorgeschlagen.

Wichtig: Änderungen von Datenfeldern werden erst durch Klicken auf Speichern übernommen. Der Speichern-Befehl ist allerdings nur aktiv, wenn der Datensatz weder den Status Versendet oder Erledigt hat.

Einstellungen

Attribute: Hier können Sie sehen, wer den Datensatz wann erstellt hat und wann er zum letzten Mal von wem geändert worden ist.

Historisch: Setzen Sie hier das Häkchen, wenn der Datensatz zur weiteren Bearbeitung gesperrt sein soll. Der Datensatz verbleibt aus historischen Gründen im System und wird nur noch in der Übersicht der Datensätze unter Alle angezeigt.

Nur lesen: Setzen Sie hier das Häkchen, wenn der Datensatz weder geändert noch ergänzt werden soll.

Stichwörter: Sie können hier eine Liste mit frei wählbaren Stichwörtern anlegen. Durch die Klassifizierung mit Hilfe von Stichwörtern, erreichen Sie eine sehr schnelle Anzeige- und Zugriffsmöglichkeit in der Übersicht der Datensätze indem Sie beispielsweise nur die Datensätze mit dem gewünschten Stichwort anzeigen lassen.

Querverweise zu anderen Datensätzen:

Hier können Sie Querverweise zu anderen Datensätzen im System anlegen, beispielsweise zu Kunde, Ansprechpartner, Verantwortlichen und Projekten. Außerdem sind hier die Verkaufsbelege aufgelistet, die dem aktuellen Verkaufsbeleg vorausgegangen sind.