Kurs 2

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Kurs 2: Aktivitäten

Einleitung

Aktivitäten sind im BRODEL System die zusammenfassende Bezeichnung für

  • Aktennotizen
  • Termine
  • Aufgaben
  • eine Kombination aus Aufgabe und Termin.

Aktivitäten erweitern die Kontaktverwaltung um grundlegende Funktionen zu Ihrer Arbeitsorganisation. So können Sie einfach und schnell Arbeiten planen oder Geschäftsvorfälle dokumentieren.

Arbeitsplatz

Nach dem Anmelden gelangen Sie auf die Seitenansicht Arbeitsplatz. Diese Seite zeigt Ihre persönliche Sicht auf das System. Im Kurs 1 haben Sie Ihren Arbeitsplatz bereits kennengelernt.

Auf den Registerkarten unter der Symbolleiste können Sie Aktivitäten gefiltert nach vordefinierten Kriterien einsehen:

Entwürfe:

Im Register Entwürfe finden Sie Aktivitäten, die (1.) Sie angelegt haben und (2.) die sich noch im Entwurfsmodus befinden, d.h. bei denen der Status nicht auf Aktiviert (A) oder Erledigt (F) steht.

Aufgaben:

Im Register Aufgaben finden Sie Ihre persönlichen Aufgaben. Das sind Aktivitäten, die (1.) als Aufgabe gekennzeichnet sind, (2.) für die Sie als Verantwortlicher eingetragen sind und (3.) bei denen der Status auf Aktiviert (A) und noch nicht auf Erledigt (F) steht.

Wiedervorlage:

Im Register Wiedervorlage finden Sie Aktivitäten, die Sie sich auf Termin gelegt haben.

Lesezeichen:

Im Register Lesezeichen finden Sie Aktivitäten, die Sie mit einem Lesezeichen versehen haben.

Übersichtsseite mit allen Aktivitäten

Zunächst möchten wir Ihnen die Übersichtsseite der Aktivitäten zeigen. Diese Seite erreichen Sie, wenn Sie in der Seitenansicht Arbeitsplatz in der Symbolleiste auf das Symbol Aktivitäten klicken.

Bitte beachten Sie, dass für jede geöffnete Seitenansicht automatisch ein Reiter oberhalb der aktuellen Symbolleiste gesetzt wird. In unserem Fall befindet sich jetzt der Reiter Aktivitäten rechts neben dem Reiter Arbeitsplatz. Die Reiter ermöglichen Ihnen einen schnellen Wechsel der Seitenansichten indem Sie sie mit dem Mauszeiger anklicken.

Unter der Symbolleiste der Seitenansicht Aktivitäten sehen Sie eine Reihe von Registern, über die im Bereich darunter die dazugehörenden Registerkarten schnell geöffnet werden können. Die einzelnen Registerkarten zeigen Ihnen verschiedene, vordefinierte tabellarische Ansichten Ihrer Aktivität-Datensätze.

Alle:

Zu Beginn ist die Registerkarte Alle ausgewählt. Sie enthält eine ungefilterte Tabelle mit allen im System vorhandenen Aktivitäten.

Entwurf:

In der Registerkarte Entwurf sehen Sie eine Liste von allen Aktivität-Datensätzen bei denen der Status nicht auf Aktiviert (A) oder Erledigt (F) steht. Also Datensätze, die von Ihnen oder einem Kollegen angefangen wurden und noch in der Bearbeitung sind. Auf der

Aktennotizen:

Die Registerkarte Aktennotizen zeigt aktive Datensätze vom Typ Aktennotiz, bei denen der Status auf Aktiviert (A) aber noch nicht auf Erledigt (F) steht.

Aufgaben:

Die Registerkarte Aufgaben zeigt aktive Datensätze vom Typ Aufgabe, bei denen der Status auf Aktiviert (A) aber noch nicht auf Erledigt (F) steht.

Termin:

Die Registerkarte Termin zeigt aktive Datensätze vom Typ Termin, bei denen der Status auf Aktiviert (A) aber noch nicht auf Erledigt (F) steht.

Funktionen der Tabelle:

Unten rechts in der Fußzeile wird die Gesamtzahl der Datensätze angegeben, sowie alle Datensatz-Positionsnummern, die gerade angezeigt werden. In der Mitte der Fußzeile befindet sich die Navigation, mit der Sie seitenweise blättern können. Hier können Sie auch auswählen, wie viele Datensätze auf einer Tabellenseite angezeigt werden sollen. Links in der Fußzeile sehen Sie kleine Symbole für verschiedene Funktionen. Eine wichtige Funktion, die in fast allen Tabellen angezeigt wird, enthält das Symbol Tabelle neu laden. Damit bringen Sie die Tabelle auf den aktuellen Stand. Weitere Hilfen für die Arbeit mit Tabellen finden Sie unter Arbeiten mit Tabellen.

Aktivität-Datensatz suchen

In der Seitenansicht Aktivitäten können Sie unterhalb der Symbolleiste in jedem Register nach einer bestimmten Aktivität suchen. Dazu steht Ihnen unterhalb der Zeile mit den Spaltennamen eine Filterleiste zur Verfügung. Mit Hilfe der Filterleiste können Sie sehr schnell und zielgerichtet Ihre Aktivitäten finden, zum Beispiel durch Angabe eines Typs (z.B. Termin) oder mit dem Anfang eines Suchbegriffs in der Spalte Betreff. Der Stern kann dabei als Wildcard eingesetzt werden.

Eine weitere Filtermöglichkeit bietet die Stichwort-Tabelle auf der rechten Seite. Da Sie bei jedem Datensatz beliebig viele Stichwörter angeben können, wird Ihnen hier eine optimale Hilfe geboten Aktivitätsgruppen zu finden. Selektieren Sie einfach ein oder mehrere Stichwörter.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems.

Einen Aktivität-Datensatz öffnen und bearbeiten

Jetzt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Seitenansicht eines Aktivität-Datensatzes öffnen können. Dazu suchen Sie sich in der Liste die entsprechende Aktivität heraus und klicken mit dem Mauszeiger am Zeilenanfang auf den Link in der Spalte Nummer. Es öffnet sich eine separate Seite für den Aktivität-Datensatz. Auch für diese neue Seitenansicht finden Sie über der Symbolleiste einen neuen Reiter rechts neben den Reitern der bereits geöffneten Seitenansichten. Darunter sehen Sie den Betreff der Aktivität und in Klammern die Datensatznummer.

Die Symbolleiste der Aktivität:

Die Symbolleiste des Datensatzes besteht aus mehreren Symbolbereichen. Im vorderen Teil der Symbolleiste sind die Befehle zum Schließen und Löschen des Datensatzes anwählbar. Außerdem können Sie hier ein Lesezeichen setzen oder den Datensatz auf Wiedervorlage legen.

Am Ende der Symbolleiste befindet sich der Hilfe-Button. Mit ihm öffnen Sie die BRODEL Online-Hilfe zur aktuellen Seitenansicht.

Typ und Status

In der Mitte der Symbolleiste wird der Typ und der Status des Datensatzes angezeigt. Vom Typ und vom Status hängt es ab, welche Registerkarten und Symbole angezeigt werden oder aktiviert sind. So bestimmt zum Beispiel das Häkchen an Tätigkeitsliste, dass unter der Symbolleiste das Register Tätigkeiten angezeigt wird. Sie können den Typ beliebig ändern, solange die Häkchen im Symbolbereich Status nicht gesetzt sind und sich der Datensatz dadurch im Entwurfsstatus befindet.

Mit dem Status dokumentieren Sie den Bearbeitungszustand Ihres Datensatzes. Der Status ist ein wichtiges Element bei BRODEL. Am Status erkennt das System, ob Sie den Datensatz freigegeben haben (= Häkchen gesetzt bei Aktiviert (A)) und später ob seine Bearbeitung abgeschlossen ist (= Häkchen gesetzt bei Geprüft (F)). Im Status Geprüft (F) ist der Datensatz vollständig schreibgeschützt, im Status Aktiviert (A) teilweise. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems.

Die Registerkarten eines Aktivität-Datensatzes

Wir kehren nun zurück zu unserem geöffneten Aktivität-Datensatz.

Im unteren Teil der Seite sehen Sie Registerkarten mit Datenfeldern und Tabellen für untergeordnete Daten und Querverweise.

Auf der Registerkarte Allgemein befinden sich die grundsätzlichen Informationen zur Aktivität. Wenn Sie die Informationen bearbeiten wollen, klicken Sie in die einzelnen Felder und geben die Änderungen ein. Mit Speichern übernehmen Sie die Änderungen, mit Abbrechen verwerfen Sie sie wieder.

Auf der Registerkarte Einstellungen sehen Sie neben weiterführenden Informationen vor allem die Tabelle zur Eingabe der eingangs erwähnten Stichwörter und die Tabellen zur Verwaltung von Querverweisen.

Querverweise sind ein zentrales Element bei BRODEL. Hier können Sie die Beziehungen von beliebigen Datensätzen zueinander dokumentieren. In diesem Fall finden Sie hier z.B. den Verantwortlichen für eine Aufgabe oder den Kontakt zu einer Aktennotiz.

Einen neuen Eintrag können Sie durch Klicken auf das kleine Pluszeichen links im Tabellenfuß erstellen. Der Schreibstift ermöglicht das Ändern einer Zeile und der Papierkorb das Löschen.

Die Registerkarte Tätigkeiten ist nur sichtbar für Aktivitäten mit dem Ergänzungstyp Tätigkeitsliste. In dieser Registerkarte listen Sie Tätigkeiten auf, die abgearbeitet werden sollen (Checkliste).

Eine neue Aktivität anlegen

Sie können neue Aktivitäten direkt hier über die Symbolleiste der Übersichtsseite anlegen. Das ist aber nicht der übliche Weg!

Häufig besteht das Tagesgeschäft aus der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, die Sie eventuell dokumentieren wollen. So ist es am einfachsten eine Aktivität aus dem Kontext eines Kontakts heraus zu erstellen. Denn dann können die Querverweise automatische vom System zum entsprechenden Kontakt erzeugt werden. Der Vorgang soll Ihnen an folgendem Beispiel gezeigt werden: Ihr Geschäftspartner ruft an und Sie möchten aufgrund des Gesprächs eine Aufgabe erstellen. In der Seitenansicht Arbeitsplatz klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Kontakte. Es öffnet sich das Fester mit der Kontaktübersicht. Suchen Sie Ihren Geschäftspartner und rufen Sie die Seitenansicht des Datensatzes auf. Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Neues Dokument auf das Symbol Aufgabe. Es erscheint nun ein Dialog-Fenster in dem der Typ Aufgabe bereits eingetragen ist. Ergänzen Sie den Betreff [z.B. XXL-Plakat-Design, Maße 240x80cm], beachten Sie kurz den Querverweis und klicken Sie auf Speichern. Der Datensatz wird erstellt und in einem weiteren Fenster angezeigt.

Unter der Symbolleiste sehen Sie die Registerkarte Allgemein mit den grundsätzlichen Informationen, die Sie nun ergänzen oder ändern können. Alle Änderungen werden erst durch Klicken auf Speichern übernommen.

Bitte beachten Sie auch, dass Sie keine Änderungen am Typ vornehmen können, wenn der Status auf Aktiviert (A) und/oder Erledigt (F) steht.

In Abhängigkeit des Typs werden andere Felder angezeigt. Wenn Sie diesem Datensatz den Typ Aufgabe und Termin zuweisen, sehen Sie, dass hier noch ein zusätzlicher Block mit Feldern für den genauen Zeitpunkt erscheint.

Der Status einer neuen Aktivität wird automatisch auf Aktiviert (A) gesetzt, ist jedoch von Ihnen jederzeit veränderbar.

Querverweise anlegen

Bevor Sie die Seitenansicht der Aktivität schließen, wechseln Sie noch zur Registerkarte Einstellungen. Hier sehen Sie in der Tabelle Querverweise zu anderen Datensätzen die Verknüpfung zum Kontakt-Datensatz und die Verknüpfung zu Ihnen als Verantwortlicher. Möchten Sie eine weitere Verknüpfung anlegen, so klicken sie auf das Plussymbol im Tabellenfuß und wählen eine der Beziehungsarten (Kontakt, Verantwortlicher oder Projekt).

Die neue Aktivität finden Sie jetzt auch im Kontakt-Datensatz. Da Sie die Seitenansicht des Kontakt-Datensatzes vorhin bereits bereits geöffnet haben, erhalten Sie sie, wenn Sie über der Symbolleiste auf das Register mit der Kontaktnummer klicken. Nun klicken Sie unter der Symbolleiste auf die Registerkarte Dokumente. Die neu angelegte Aktivität erscheint sobald Sie die Tabelle aktualisiert haben (Klick auf das Symbol Tabelle neu laden am Fuß der Tabelle).

Wenn Sie nun weiter auf die Seite Arbeitsplatz wechseln, die Seite aktualisieren und auf die Registerkarte Aufgaben klicken, sehen Sie Ihre neue offene Aufgabe.

Da Sie der Aktivität den Typ Aufgabe und Termin gegeben haben, wird auch in Ihrem Kalender der Termin eingetragen.

Im Arbeitsplatz-Kalender einen Termin ad-hoc anlegen

Zum Abschuss zeigen wir Ihnen, wie Sie ad-hoc eine Aktivität vom Typ Termin in Ihrem Kalender eintragen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen in dem entsprechenden Tag. Es erscheint wieder das Dialog-Fenster zum Hinzufügen einer Aktivität. Als Typ ist Termin vorgegeben. Das Datum wurde beim Klick auf das Plus-Zeichen bereits gesetzt. Nur die Start- und Endzeit sowie der Betreff müssen noch angegeben werden.

z.B. Betreff: Mittagessen mit Klaus Künstler, Text: Vorstellung des neuen Plakat-Designs

Mit dem Klick auf Speichern wird der Aktivität-Datensatz angelegt und in einem neuen Fenster geöffnet. Sie sehen, dass Ihre Angaben soweit übernommen wurden. Sie können nun weitere Änderungen vornehmen. Schließen Sie den Datensatz und kehren Sie zurück zur Seitenansicht Arbeitsplatz. Nach dem Aktualisieren der Seite mit Klick auf das Symbol Neu Laden wird auch dieser Termin im Kalender angezeigt.

Das war eine kleine Übersicht zum Thema Aktivitäten und Querverweise. Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit.