Kontakte

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Einleitung

In der Regel geht die Arbeit im System von bestimmten Kontakten aus, da häufig das Tagesgeschäft aus Kommunikation mit Kunden und Lieferanten besteht und so Geschäftsvorgänge immer einem Kontakt zugeordnet werden können.

Symbolleiste

Kontakte Symbolleiste.png

Anzeigen

In diesem Bereich finden Sie die Möglichkeit zum Schließen der Ansicht und zum Bearbeiten eines ausgewählten Kontaktes.

Schließen: Mit Klick auf das Symbol Schließen wird die aktuelle Seitenansicht geschlossen.

Neu Laden: Mit Klick auf das Symbol Neu Laden laden Sie die Seitenansicht neu.

Bearbeiten: Markieren Sie zuerst in der Liste der Registerkartenansicht den Datensatz, den Sie gerne bearbeiten möchten. Sie markieren den Datensatz, indem Sie mit der Maus auf die Zahl links in der gewünschten Zeile klicken. Jetzt klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten. Es öffnet sich die Seitenansicht dieses Datensatzes und Sie können den Datensatz bearbeiten. Alternativ lässt sich ein Datensatz auch öffnen indem Sie die entsprechende Zeile nicht markieren, sondern in der Zeile auf die verlinkten Felder in den Spalten Nummer oder Suchbegriff klicken.

Neuer Kontakt

In diesem Bereich legen Sie einen neuen Kontakt an. Dazu müssen Sie zuerst den Grundtyp für den Kontaktdatensatz festlegen. Erst danach haben Sie die Möglichkeit Ergänzungstypen wie z.B. Kunde, Lieferant, Interessent,... auszuwählen.

Die Vorgehensweisen beim Anlegen eines neuen Kontaktes wird für die drei verschiedenen Grundtypen wie folgt beschrieben (bitte klicken Sie auf den jeweiligen Link):

Die Anwendung der Ergänzungstypen wird unter Kontakt erläutert.

Neues Dokument

Bei der Dokumentation von Vorgängen und der alltäglichen Korrespondenz werden Sie vom System bestmöglich unterstützt. Es steht Ihnen eine Auswahl von Dokumenten zur Verfügung, die Sie für Ihren Kontakt anlegen können und die vom System strukturiert abgelegt werden. Nur so entsteht eine zuverlässige Historie in der Kundenakte.

Aktivitäten (Aktennotizen, Aufgaben und Termine) erweitern die Kontaktverwaltung um grundlegende Funktionen zu Ihrer Arbeitsorganisation. So können Sie einfach und schnell Arbeiten planen oder Geschäftsvorfälle dokumentieren.

Auch Dateien, die nicht im System erstellt wurden wie z.B. Lieferantenangebote, Fotos, Präsentationen, können im System abgelegt und mit dem dazugehörenden Kontakt verknüpft werden. Zur Vermeidung von Medienbrüchen, sollte die gesamte Kommunikation in einem System abbildbar sein. Dieses System unterstützt Sie bei der Erstellung und Ablage von EMails und Briefen. Der klassische Brief wird noch lange Teil des Geschäftsalltags sein. Damit auch diese Art der Kommunikation ohne Wechsel des Systems möglich ist, können Sie hier Ihre Briefe erstellen und mittels des integrierten PDF-Generators in perfekter Form ausdrucken.

Die folgenden Menüpunkte sind nur sichtbar, wenn die Applikation Dokumentenmanagement (DMS) gebucht wurde:

Der folgende Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn die Applikation Projektmanagement (PMS) gebucht wurde:

Die folgenden Menüpunkte sind nur sichtbar, wenn die Applikation Warenwirtschaft (ERP) gebucht wurde:

Registerkarten

Unter der Symbolleiste finden Sie die Registerkarten.

Kontakte Register.png

Alle: In dieser Ansicht werden ungefiltert alle Datensätze angezeigt, unabhängig davon, welchen Status sie besitzen. Die Datensätze im Entwurfmodus sind blau markiert.

Entwurf: Hier werden alle Kontakte angezeigt, die sich noch im Entwurfmodus befinden. Dies sind laut Logik des Systems alle Datensätze, die zwar von Ihnen oder einem Mitarbeiter Ihrer Organisation begonnen wurden, sich aber noch in Bearbeitung befinden und nicht den Status Aktiviert oder Erledigt besitzen.

Interessenten: Diese Registerkarte zeigt aktive Datensätze mit dem Typ Interessent und dem Status auf Aktiviert.

Kunden: Diese Registerkarte zeigt aktive Datensätze mit dem Typ Kunde und dem Status auf Aktiviert.

Lieferanten: Diese Registerkarte zeigt aktive Datensätze mit dem Typ Lieferant und dem Status auf Aktiviert.

Mitarbeiter: Diese Registerkarte zeigt aktive Datensätze mit dem Typ Mitarbeiter und dem Status auf Aktiviert. Mitarbeiter sind nur Personen, die in Ihrer Organisation mitarbeiten.

Organisationen: Diese Registerkarte zeigt aktive Datensätze mit dem Typ Organisation und dem Status auf Aktiviert.

Personen: Diese Registerkarte zeigt aktive Datensätze mit dem Typ Einzelperson oder Ansprechpartner und dem Status auf Aktiviert.

Benutzer: In dieser Ansicht werden vorgefiltert alle Kontaktdatensätze angezeigt, die System-Benutzer sind. System-Benutzer können nur natürliche Personen sein also Kontakte vom Grundtyp Einzelperson oder Ansprechpartner.

Neuer Mitarbeiter

In der Seitenansicht Kontakte klicken Sie im Symbolbereich Neuer Kontakt auf das Symbol Einzelkontakt. Füllen Sie das Eingabefenster aus und setzen Sie den Typ auf Sonstiges und den Status auf Entwurf (D). Nachdem Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigt haben, öffnet sich die Seitenansicht des neuen Datensatzes. Nun setzen Sie den Typ auf Mitarbeiter und, wenn Sie alle Eingaben geprüft oder ergänzt haben, den Status auf Aktiviert (A).

Neuer Benutzer

Neue Benutzer können nur durch einen Benutzer mit Systemadministratoreigenschaft angelegt werden. Per Definition können Sie im BRODEL System nur Kontakten vom Typ Einzelperson oder Ansprechpartner ein Benutzerkonto zuteilen. Dabei wird im jeweiligen Kontaktdatensatz automatisch der Ergänzungstyp Benutzerkonto gesetzt. Gemäß ihrer Rolle im System wird zwischen internen und externen Benutzern unterschieden.


Interne Benutzer (Kontakte vom Typ Mitarbeiter):

- Systemadministrator (alle Bereiche im System sind zugänglich)

- Systembenutzer (ausgewählte Bereiche im System sind zugänglich)


Externe Benutzer (alle Kontakte außer die vom Typ Mitarbeiter oder Organisation):

- Shop-Benutzer (sieht Preise und kann einkaufen)

- Shop-Gast (sieht keine Preise und kann nicht einkaufen; Downloads können erlaubt werden)


Um für einen Kontakt ein Benutzerkonto anlegen zu können, müssen Sie beim Kontakt eine E-Mailadresse hinterlegen. Ist das erledigt, klicken Sie in der Seitenansicht des Kontaktdatensatzes im Bereich Neues Dokument auf das Symbol Benutzer. Im Eingabefenster Benutzer ist die E-Mailadresse und ein Vorschlag für den Benutzernamen bereits eingetragen. Wählen Sie nun die Rolle des neuen Benutzers im System aus und tragen Sie seine Firma ein, falls der Kontakt vom Typ Ansprechpartner ist. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, wird der Status des Benutzers automatisch auf registriert gesetzt und es wird die Seitenansicht der Benachrichtigungsemail mit seinen Zugangsdaten automatisch geöffnet. Bevor Sie mit Klick auf das Symbol Absenden die E-Mail an den neuen Benutzer versenden, können Sie noch Änderungen am Text vornehmen.

Bevor der neue Benutzer auf das System zugreifen kann, muss er die Registrierung mittels der Zugangsdaten in seiner Benachrichtigungsemail (Link, Benutzername) im BRODEL System abschließen. Die Qualität des zu wählenden Kennworts muss mindestens 50% erreichen. Ein ideales Kennwort besteht aus mindestens 8 Zeichen und enthält Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (!%/()=?+*,;.:-<>).

Benutzer löschen

Klicken Sie in der Seitenasicht des Kontakts im Symbolbereich Neues Dokument auf das Symbol Benutzerkonto. Im Eingabefenster Benutzer ist der Befehl Benutzerkonto löschen bereits eingegeben. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, wird der Ergänzungstyp Benutzerkonto im Kontaktdatensatz gelöscht.