Briefe

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Hauptseite > Dokumentenmanagement (DMS) > Briefe > Brief

Die Verwaltung von Briefen ist Teil der Systemerweiterung DMS (Dokumentenmanagement).

Einleitung

Die klassische Korrespondenz per Brief hat ihre Vorteile und wird noch lange Teil des Geschäftsalltags sein. Damit auch diese Art der Kommunikation ohne Wechsel des Systems möglich ist, ist für den perfekten Ausdruck der Briefe und Versandadressen ein PDF-Generator integriert.

Individuelles Briefpapier

Mit einer individuell gestalteten Vorlage für das Briefpapier erhalten Sie Ihre durchgängiges Corporate-Identity. Die Vorlage erstellen Sie z.B. in OpenOffice wie ein normales Dokument, speichern im PDF-Format und laden diese Datei in der Mandantenverwaltung hoch. Das so hinterlegte PDF-Dokument wird auf allen Briefen, Rechnungen, etc. als Hintergrund verwendet.

PDF-Format

Über die Drucken-Funktion wird automatisch eine fertige PDF-Datei erzeugt. Diese Datei können Sie direkt auf Ihrem lokalen Drucker ausdrucken, lokal speichern oder als Anhang per EMail versenden.

Symbolleiste

Briefe Symbolleiste.png

Anzeigen

In diesem Bereich finden Sie die Möglichkeit zum Schließen der Ansicht und zum Bearbeiten eines ausgewählten Briefes.

Schließen: Mit Klick auf das Symbol Schließen wird die aktuelle Seitenansicht geschlossen. Bei gehaltener Shift-Taste und Klick auf das Symbol Schließen wird die Seite neu geladen.

Bearbeiten: Markieren Sie zuerst in der Liste der Registerkartenansicht den Datensatz, den Sie gerne bearbeiten möchten. Sie markieren den Datensatz, indem Sie mit der Maus auf die Zahl links in der gewünschten Zeile klicken. Jetzt klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten. Es öffnet sich die Seitenansicht dieses Datensatzes und Sie können den Datensatz bearbeiten. Alternativ lässt sich ein Datensatz auch öffnen indem Sie die entsprechende Zeile nicht markieren, sondern in der Zeile auf die verlinkten Felder unter Nummer oder Betreff klicken.

Brief erstellen

Standardmäßig wird ein Brief aus dem Kontext eines Kontakts erstellt. In diesem Symbolbereich können Sie auch außerhalb des Kontaktdatensatzes einen neuen Brief erstellen und ihn anschließend mit dem Kontakt verknüpfen.

Post: Klicken Sie auf das Symbol Post, wenn Sie einen Brief schreiben und ihn per Post versenden möchten.

Fax: Klicken Sie auf das Symbol Fax, wenn Sie einen Brief schreiben und ihn per Fax versenden möchten.

In beiden Fällen öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie den Kontakt und falls vorhanden den Ansprechpartner auswählen können.

Registerkarten

Unter der Symbolleiste finden Sie die Registerkarten Entwurf, Alle und Versendet.

Briefe Register.png

Die Registerkarten definierten verschiedene tabellarischen Ansichten. Zu Beginn ist die Registerkarte Alle ausgewählt.

Alle: In dieser Ansicht werden ungefiltert alle Datensätze angezeigt, unabhängig davon, welchen Status sie besitzen.

Entwurf: Hier werden alle Briefdatensätze angezeigt, die sich noch im Entwurfmodus befinden. Dies sind laut Logik des Systems alle Datensätze, die zwar von Ihnen oder einem Mitarbeiter Ihrer Firma begonnen wurden, sich aber noch in Bearbeitung befinden und nicht den Status Versendet oder Erledigt besitzen. Versendet Diese Registerkarte zeigt die Datensätze mit dem Status auf Versendet (= Aktiviert) aber noch nicht auf Erledigt.

Neuen Brief erstellen

Sie können Briefe nur aus dem Kontext eines Kontakts heraus erstellen.