Arbeitsweise des Systems

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Alle wichtigen Funktionen sind nur einen Klick entfernt. Die intuitiv zu bedienende Oberfläche und die konsistente Struktur sorgen für eine rasche Einarbeitung. Sie werden sehen, dass die Arbeit mit den verschiedenen Arten von Datensätzen (z.B. Kontakte, Projekte, Aktivitäten) sehr einheitlich erfolgt. Über den Status und den Typ steuern Sie Funktionen und Eigenschaften eines Datensatzes.

Kontextbasiertes Arbeiten

Das System kann Sie immer dann gut unterstützen, wenn sie ein neues Dokument aus dem Kontext eines Kontaktes oder Projektes erstellen. Dann können z.B. direkt die Verknüpfungen von einem Besuchsbericht zu dem entsprechenden Kontakt erstellt werden. Sie rufen zuerst den Kontakt auf und erstellen dort das neue Dokument über die entsprechen Symbole in der Symbolleiste des Kontaktes.

Verknüpfung von Daten

Die wichtigste Funktion in dem System ist die Verknüpfung von Datensätzen. Es entsteht eine Kundenakte oder eine Akte Ihres aktuellen Projektes. Aus der Perspektive des Kontaktes sehen Sie alles, was diesen Kontakt betrifft. Bei einem Anruf, z.B. von einem Kunden, können Sie sich in kürzester Zeit einen Überblick verschaffen. Auch über Dokumente, die von Kollegen erstellt oder bearbeitet wurden. Ganz automatisch werden Verknüpfungen gesetzt, wenn neue Dokumenten-Datensätze aus dem Kontext eines Kontaktes oder Projektes angelegt werden. Dazu gehen Sie in den Datensatz z.B. des Kunden und klicken in der Symbolleiste auf das gewünschte Symbol im Bereich Neues Dokument. Sie bearbeiten das neue Dokument und müssen sich um die Verknüpfung mit dem Kunden nicht mehr kümmern. Sie können allerdings zusätzliche Verknüpfungen vornehmen, indem Sie in der Registerkarte Einstellungen Querverweise zu anderen Datensätzen eintragen.

Der Status (Workflowsteuerung)

Mit dem Status dokumentieren Sie den Stand Ihrer Bearbeitung und gestalten so eine Workflowsteuerung für jeden Datensatz. Das ist wichtig, wenn mehrere Kollegen im System arbeiten. Darüber hinaus ist der Status sehr hilfreich, falls Sie in der Bearbeitung unterbrochen wurden und später den Faden wiederfinden müssen. Der Status eines Datensatzes ist immer in der Symbolleiste zu finden.

Die Priorität

Die Priorität finden Sie in der Sybolleiste unter Status im Auswahlfeld . Mit der Priorität können Sie die Wichtigkeit des Datensatzes festlegen. Sie können zwischen 5 Stufen wählen: Sehr niedrig, Niedrig, Normal, Hoch und Sehr hoch. Die Prioritäten lassen sich in den Registerkarten als Filter nutzen. So erhalten Sie eine Übersicht aller wichtigen Datensätze einer Datensatzart (z.B. Aufgaben, Termine, Projekte, ect.).

Der Typ

Über den Typ werden einem Datensatz verschiedene Eigenschaften zugeordnet. Für jeden Datensatz können Sie einen Grundtyp auswählen und bei Bedarf weitere Ergänzungstypen. So kann ein Kontaktdatensatz z.B. vom Grundtyp Organisation sein und die Ergänzungstypen Kunde und Lieferant haben oder ein Aktivitätendatensatz z.B. vom Grundtyp Aktennotiz sein und den Ergänzungstyp Vertraulich haben. Der Typ eines Datensatzes ist immer in der Symbolleiste zu finden.

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